Üç ajanstan teklif istediniz ve gelen rakamlar birbirini tutmuyor. Bunun en yaygın nedeni ajansların farklı fiyat politikası değil, herkesin işi farklı anlamış olmasıdır. Bunu çözen tek şey brief'tir ve iyi bir brief yarım saatte yazılır. Aşağıda on madde ve sonunda kopyalayıp doldurabileceğiniz bir şablon var.
Brief neden sizin lehinize?
Brief, ajansın işini kolaylaştırmak için değil sizin kontrolünüzü artırmak için yazılır.
Aynı brief'i alan üç ajansın teklifi karşılaştırılabilir hale gelir. Kapsam yazılı olduğu için proje ortasında "bu dahil değildi" tartışması yaşanmaz. Ve en önemlisi, brief'i yazarken kendi ihtiyacınızı netleştirirsiniz, bu da çoğu zaman projenin kapsamını gereksiz yere büyütmenizi engeller.
1. Amaç ve ölçülecek sonuç
Bu proje bittiğinde neyin değişmesini istiyorsunuz? "Daha modern bir site" bir amaç değildir, çünkü ölçülemez.
İşe yarayan amaç cümleleri şöyledir: teklif formundan gelen aylık talep sayısını artırmak, satış ekibinin ürünü anlatmak için harcadığı süreyi kısaltmak, bayilerin sipariş vermek için telefon etmesini bitirmek, fuar sonrası ziyaretçileri siteye yönlendirip ürünü tekrar incelettirmek.
Bu cümle brief'in ilk satırı olmalı, çünkü sonraki tüm kararlar buna göre verilir.
2. Hedef kitle
Kim kullanacak? Sadece "müşterilerimiz" demeyin, somutlaştırın: satın alma müdürü mü, son tüketici mi, bayi mi, kendi çalışanınız mı?
Üç bilgi yeterlidir: kim, hangi cihazdan girer, sitede ne arar. Mobil ağırlıklı bir kitle ile masaüstünden giren kurumsal bir kitle için tamamen farklı tasarım kararları verilir.
3. Kapsam listesi
İstediğiniz her parçayı madde madde yazın. Web sitesi için sayfa listesi, yazılım için ekran listesi, animasyon için sahne sayısı ve süre, tasarım için çıktı listesi.
Ayrıca istemediğiniz şeyleri de yazın. "Blog bölümü istemiyoruz" cümlesi, teklife gereksiz kalem eklenmesini engeller.
Emin olmadığınız kalemler için "opsiyonel" işareti koyun ve ajanstan bunları ayrı fiyatlandırmasını isteyin.
4. Elinizde ne var?
Bu madde teklifi doğrudan ucuzlatır veya pahalılaştırır. Yazın:
Metinler hazır mı, yoksa yazılacak mı?
Görseller var mı, kalitesi nasıl?
Logo ve marka kılavuzu var mı?
Ürünün 3D modeli veya teknik çizimi var mı?
Mevcut sitenin yönetim paneline erişiminiz var mı?
Alan adı ve sunucu kimin hesabında?
İçerik hazır değilse ve bunu söylemezseniz, gelen teklif içerik üretimini kapsamaz ve proje o noktada durur. Bu en sık yaşanan gecikme nedenidir.
5. Marka varlıkları ve kısıtlar
Kurumsal renkler, yazı tipleri, kullanılması zorunlu veya yasak öğeler. Bir marka kılavuzunuz varsa ekleyin, yoksa en azından logonun vektörel dosyasını ve renk kodlarını paylaşın.
Varsa yasal kısıtları da yazın: sektörünüzde kullanılamayacak ifadeler, zorunlu uyarı metinleri, erişilebilirlik gereklilikleri.
6. Beğendikleriniz ve beğenmedikleriniz
Üç örnek site veya iş linki paylaşın ve her birinde tam olarak neyi beğendiğinizi yazın. "Şu site güzel" yeterli değil, "şu sitedeki menünün sadeliği" veya "şu videodaki ürünün açılış şekli" işe yarar.
Beğenmediğiniz iki örnek de en az bunun kadar değerlidir. Ajans neyi yapmayacağını bildiğinde ilk konsept turunda hedefe çok daha yakın gelir.
7. Teknik gereklilikler ve entegrasyonlar
Hangi sistemlerle konuşacak? Muhasebe programı, e-fatura, kargo, ödeme altyapısı, CRM, e-posta pazarlama aracı, stok sistemi.
Çok dilli olacak mı, hangi diller?
Mevcut bir altyapı korunacak mı yoksa sıfırdan mı kurulacak?
İçeriği kim güncelleyecek, panel gerekiyor mu?
Her entegrasyon ayrı bir geliştirme ve test kalemidir. Sonradan söylenen entegrasyon, teklifi bozan en büyük kalemdir.
8. Takvim ve sabit tarihler
Sadece "acil" yazmayın. Gerçek bir tarih varsa, örneğin fuar, lansman veya sezon başlangıcı, onu yazın ve neden sabit olduğunu belirtin.
Ayrıca kendi tarafınızdaki takvimi de düşünün: içerikleri ne zaman teslim edebilirsiniz, onaylar ne kadar sürede döner. Projelerin çoğu ajanstan değil onay bekleyen aşamalardan gecikir.
9. Bütçe aralığı
En çok tereddüt edilen madde bu ve tereddüt yersiz. Bütçe söylemek pazarlık gücünüzü azaltmaz, doğru teklifi almanızı sağlar.
Nedeni basit: aynı ihtiyaç 100.000 TL ile de 400.000 TL ile de çözülebilir, ama çözümler farklıdır. Bütçeyi bilmeyen ajans ya kapsamı gereksiz büyütür ya da çok küçük tutar, iki durumda da boşa vakit harcanır.
Kesin rakam vermek istemiyorsanız aralık verin veya bir üst sınır belirtin. Ciddi bir ajans bütçeye göre kapsamı önceliklendirir ve nelerin ikinci aşamaya bırakılabileceğini söyler.
10. Karar verici ve onay akışı
Kim onay verecek? Kaç kişi bakacak? Onaylar kaç günde döner?
Bu madde göründüğünden önemlidir. Beş kişinin ayrı ayrı görüş verdiği bir onay akışı, projeyi teknik zorluktan daha çok geciktirir. Tek bir karar verici belirlemek ve iç görüşleri o kişide toplamak, süreyi belirgin şekilde kısaltır.
Kopyalanabilir brief şablonu
Firma ve kısa tanıtım:
Proje adı:
Amaç ve ölçülecek sonuç:
Hedef kitle ve kullandığı cihaz:
Kapsam, madde madde:
Kapsam dışı olanlar:
Elimizde hazır olanlar (metin, görsel, logo, model, erişimler):
Marka renkleri, yazı tipleri, kısıtlar:
Beğendiğimiz üç örnek ve nedeni:
Beğenmediğimiz iki örnek ve nedeni:
Entegrasyonlar ve teknik gereklilikler:
Dil ihtiyacı:
Sabit tarih ve nedeni:
Bütçe aralığı:
Karar verici ve onay süresi:
İçeriği kim üretecek:
Yayın sonrası bakım beklentisi:
Brief'i gönderdikten sonra
İyi bir ajans brief'i okuduktan sonra size soru sorar. Hiç soru sormadan teklif gönderen bir ajans, ya işi anlamamıştır ya da standart bir şablon göndermektedir.
Gelen teklifleri karşılaştırırken toplam rakama değil kalemlere bakın: aynı kapsamı içermeyen iki teklif zaten karşılaştırılabilir değildir. Kaynak kod devri, revize sayısı, içerik üretimi ve bakım kalemlerinin her teklifte var olup olmadığını kontrol edin.
Rise of Digital olarak brief aşamasında soru sormayı süreç haline getirdik, çünkü kapsam netleşmeden verilen fiyat iki tarafı da yanıltıyor. Yukarıdaki şablonu doldurup bize gönderin, eksik gördüğümüz yerleri işaretleyip kalem kalem açıklanmış bir teklif hazırlayalım.